Gemeenten verdelen jaarlijks forse subsidiebedragen onder professionele instellingen en vrijwilligers-organisaties. Deze subsidies (vaak meer dan 10% van de gemeentelijke uitgaven) worden verstrekt om deelname aan sport te bevorderen, ouderen niet te laten vereenzamen en buurten op te fleuren. Dit om gemeentelijke doelen te verwezenlijken of initiatieven te waarderen. Uit onderzoek van Necker van Naem blijkt dat gemeenten vaak niet weten of verstrekte subsidies effect hebben, waardoor deze vaak een jaarlijkse vanzelfsprekendheid worden. Arjan Mulder en Geeske Wildeman, adviseur en directeur bij Necker van Naem, bieden concrete suggesties om het subsidieproces te verbeteren.
Twee derde van de gemeenten heeft moeite met het maken van concrete en meetbare afspraken met de gesubsidieerde instellingen of maakt ze überhaupt niet. Bijna 9 op de 10 gemeenten sturen niet bij nadat ze van de muziekschool of welzijnsorganisatie verantwoordingsinformatie hebben gekregen. Dit zijn twee constateringen op basis van eerderonderzoek naar subsidiebeleiduit augustus 2011.
Onze ervaring bij of met gemeenten is dat:
Grote kans dat u in uw gemeente ook al eens om de oren bent geslagen met een rekenkamerrapport of een raadsdiscussie waarbij werd geconstateerd dat het subsidiebeleid voldoet aan de eisen om goed te kunnen sturen, maar dat uit de praktijk blijkt dat het opstellen van die beleidsgestuurde contract financiering (BCF) nog knap lastig is. De aandacht gaat dan veelal uit naar de negatieve zaken. Dat is jammer omdat het beschikbaar stellen van subsidies een uitstekend sturingsinstrument is in het ondersteunen en verwezenlijken van de gemeentelijke beleidsdoelen. Een overzicht van acht tips:
Tip 1: trek inhoudelijke conclusies met behulp van jaarverslagen
De meeste gemeenten ontvangen jaarlijks keurig verantwoordingsinformatie van de gesubsidieerde instellingen. Gemeenten gebruiken deze informatie vaak alleen om de subsidie conform de procedure af te wikkelen. Tegelijk zien we dat er weinig gebeurt met de verantwoordingsinformatie van de maatschappelijke partners. Als het meezit ontvangt de instelling wel een ontvangstbevestiging, maar een informatieve brief over wat de gemeente doet met de informatie, of een inhoudelijke reactie, blijft vaak uit. Dit is voor maatschappelijke organisaties geen stimulans om veel tijd te besteden aan het jaarverslag. Zonde! Onze tip is, gebruik de toegestuurde jaarverslagen. Ga het gesprek aan met de subsidieontvanger over de toegezonden informatie. Maak hiervoor een selectie van relevante thema’s, voor u als gemeente en volgens de instelling. Geef de subsidieontvangers van te voren duidelijke instructie over verantwoordingsinformatie. Misschien is het hanteren van een vastgesteld format te verkiezen, waardoor u voorkomt dat u verdrinkt in een overvloed aan gegevens. Voorbeeld van een thema: de gemeente wil vrijwilligerswerk stimuleren. Vraag door als instellingen aangeven dat zij dit ‘hoog in het vaandel’ hebben en benoem concreet knelpunten en doelen die de gemeente wil bereiken.
Tip 2: presenteer uw conclusies aan raad, college en collega'’s
Een jaarverslag doorsturen naar het college of de raad, levert vaak weinig op. Een overzicht van gegevens over aantallen producten en aantallen deelnemers aan activiteiten levert voor de raad geen bruikbare informatie op om te beoordelen of het beleid nog op koers is. Gebruik de stapel jaarverslagen om een korte notitie te schrijven over wat u is opgevallen. Bedenk wat het oogmerk van zo’n notitie is: wilt u verantwoorden of beleid bijstellen? Met zo’n notitie dient u uw portefeuillehouder, maar ook uw collega-beleidsmedewerkers in hun periodieke contacten met de maatschappelijke partners. Zij kunnen met een dergelijke samenvatting en analyse hun instelling feedback geven en aansporen de informatie volgend jaar anders in te richten. Bovendien dient u met uw notitie ook de raad, die op deze manier veel gerichter kan bijsturen dan wanneer er een stapel jaarverslagen op de lijst van ingekomen stukken staat.
Tip 3: gebruik de 90-10 regel voor uw prioriteitstelling
Geen tijd voor de acties uit de eerste twee tips? Sta dan eens stil bij de 90-10 regel. Minder dan 10% van de subsidieontvangers ontvangt circa 90% van het totaal aan gemeentelijk subsidiegeld. Veel gemeenten maken in hun subsidiebeleid onderscheid in grote en kleine subsidiebedragen, waarbij aan grote subsidieontvangers zwaardere eisen worden gesteld. En terecht. Maar dit vertaalt zich lang niet altijd in de prioriteitstelling voor de inzet van de ambtelijke capaciteit. Wij zien geregeld dat het verstrekken van grote subsidiebedragen in de praktijk heel vanzelfsprekend is, waarbij de gemeente weinig tijd besteedt aan het expliciet maken van doelen en verwachtingen. Tot het moment dat er problemen ontstaan: er moet bezuinigd worden of er blijken problemen in de bedrijfsvoering van een instelling. Zorg ervoor dat er geen vanzelfsprekendheid sluipt in het verstrekken van grote subsidiebedragen. Maak doelen en verwachtingen vooraf expliciet.
Tip 4: wees kritisch op het stellen van regels: hou het in proportie
Bij herziening van subsidiebeleid krijgt de procedurele kant veel aandacht. Dat is logisch, want het subsidiebeleid is bedoeld om de inzet van subsidies als sturingsinstrument te regelen. Herziening van het subsidiebeleid is nogal eens ingegeven doordat er problemen zijn met de rechtmatigheid. Deze problemen ontstaan doordat er regels zijn geformuleerd die de gemeente vervolgens moet naleven en dus werk en tijd kosten. Houd dus in de gaten of de herzieningen wel proportioneel zijn, u kunt immers ook regels schrappen! Hoe meer regels, hoe meer tijd de naleving ervan kost voor zowel de gemeente, als de vrijwilligersorganisatie. Belast vrijwilligersorganisaties niet onnodig met papieren rompslomp. Geef duidelijk aan wat je van hen verwacht en ken subsidies (waardering) toe voor enkele jaren. Durf het gesprek aan met juridische zaken of de accountant om de waardering van de gemeente daadwerkelijk te laten zien in minimale verantwoordingseisen.
Tip 5: maak een onderscheid tussen voorzieningen en activiteiten
In het subsidiebeleid kunt u een onderscheid maken tussen subsidie voor het behouden van bepaalde voorzieningen (zoals een bibliotheek of een sporthal) en subsidie voor het uitvoeren van activiteiten. Voorzieningen vragen om een visie en beleid voor de langere termijn. Het in standhouden van een bepaalde voorziening is geen doel op zich, maar een middel om effecten te bereiken (gezondere mensen, sociale samenhang, prettig leefklimaat et cetera). Het onderscheid is van belang omdat subsidies meerdere doelen dienen: het in standhouden van voorzieningen en het waarderen en stimuleren van gewenst gedrag. Het benoemen van verschillende functies helpt ook te voorkomen om alles per definitie in projectvorm te gieten, wat tegenwoordig nogal in de mode is. Daarnaast kunt u inzichtelijk maken wat de kosten zijn voor de instandhouding van voorzieningen en wat de verenigingen en organisaties krijgen en betalen (bijv. aan huur van een gemeentelijke accommodatie). Voorkom dat er dubbelingen zitten in de te verstrekken bedragen. Door dit onderscheid in het beleid te hanteren kunt u ook de raad duidelijke keuzes voorleggen. Benoem basisvoorzieningen die u minimaal in stand wil houden en maak duidelijk wat er te kiezen valt (lokale plusvoorzieningen/activiteiten). Hiermee legt u een duidelijke keuze voor aan de raad.
Tip 6: gebruik inhoudelijk beleid als richting voor subsidieverstrekking
Zoals gezegd is subsidiebeleid vaak instrumenteel beleid; het regelt processen en procedures. Om te bepalen of met subsidies ook beoogde doelen worden bereikt, is het inhoudelijk beleid van de gemeente de kapstok. Immers de Wmo-nota, jeugd- en jongerennota en nota sportbeleid, beschrijven wat de gemeente inhoudelijk wil bereiken en dus met subsidies beoogt. Zorg daarom voor een koppeling tussen inhoudelijk- en subsidiebeleid, zodat voor een subsidieontvanger in uitvoeringsafspraken en in de beschikking helder is welke gemeentelijke doelstellingen hiermee gediend zijn. Uit onze ervaring, ook van collega’s die als interimmer bij de gemeente werken, merken we de ambtelijke behoefte hiermee aan de slag te gaan. Het ontbreekt aan samenhang en afstemming met verschillende andere geldstromen. Vergeet niet de samenhang tussen subsidiebeleid en accommodatiebeleid. Er gaat bijvoorbeeld veel geld naar lokale (sport)instellingen die indirect financieel ondersteund worden in bijvoorbeeld het onderhoud van hun velden of het goedkoop beschikbaar stellen van huisvesting. Een relatie met accommodatiebeleid en andere beleidsterreinen is dan nagenoeg afwezig. Dat moet veranderen. Voor uzelf, maar ook voor de raad. Maak de samenhang ook zichtbaar voor de raad. Voor ontvangers van kleinere subsidiebedragen (zoals sportverenigingen) is het gemeentelijk accommodatiebeleid vaak belangrijker voor het voortbestaan dan de subsidie die zij ontvangen. Indirecte subsidies zijn in bijna alle gevallen structureel hoger dan directe subsidies.
Tip 7: zorg voor een goede monitoring: betrek uw maatschappelijke partners
Bij die concretisering van doelen hoort niet alleen het expliciet maken van wat u wilt bereiken (bepaalde prestaties), maar ook hoe u dat wilt nagaan. Kortom, zorg voor een goede monitoring. Goede monitoring betekent herhaling. Een keer iets meten is leuk en aardig, maar het wordt pas echt interessant als u het ergens tegen af kunt zetten. Dus meet vaker in de loop van de tijd. Of participeer in metingen waarbij u zich spiegelt aan andere gemeenten. Blijf daarbij kritisch. Beter niet meten, dan niet goed meten. Alleen getallen verzamelen is niet genoeg, het is ook van belang om te weten hoe er is gemeten (wat zijn de onderliggende aannames; waar is de informatie op gebaseerd). De grote winst is dat op ambtelijk niveau een breed samengestelde projectgroep wordt geformeerd, waarmee alle afdelingen bij dit subsidietraject worden betrokken. Betrek uw maatschappelijke partners actief hierbij en daag hen uit met voorstellen te komen. Vanuit hun praktijk kunnen zij de gemeente verder helpen.
Tip 8: zet in op een mix van ‘harde en zachte’ informatie
Als het makkelijk was geweest, was het al gebeurd. Zeker op het sociale en culturele vlak (welzijn, educatie en culturele vorming) is het concreet benoemen van doelen en effecten lastig. In de literatuur wordt daarom ook een onderscheid gemaakt in ‘hard en soft targets’ en ‘output en outcome’. De kunst is een mix van kwantitatieve gegevens en kwalitatieve, verhalende, informatie te gebruiken. Neem het college en de raad vooraf mee bij de bepaling, mix en weging van de beoordeling. Cijfers krijgen betekenis door ze te duiden. Want zo hard zijn cijfers niet altijd. Organiseer een bijeenkomst met subsidieontvangers vanuit verschillende invalshoeken om informatie te duiden. Haal er mensen van buiten de gemeente bij als u ook andere, meer onafhankelijke, invalshoeken wilt horen dan de vertrouwde geluiden uit uw eigen gemeente.
Acht tips voor een beter samenspel
Gemeenten die met bovenstaande tips aan de slag gaan, winnen op de knelpunten die nu in veel gemeenten na een onderzoek bovenaan staan. U zorgt hiermee dat gemeentelijke doelen explicieter worden, waarna het voor u gemakkelijker werken is. Als u de informatie van de instellingen op een andere manier benut dan tot nu toe, kunnen de onderzoekers bij hun volgende onderzoek uw gemeente noemen als een voorbeeld. Namelijk als een gemeente waar de ambtelijke organisatie echt samen wil werken met college, raad en maatschappelijke partners. Dit leidt tot beter samenspel!
